Reglementen

Het Bestuur
art.1
Zolang de Algemene Ledenvergadering niet anders heeft bepaald bestaat het Bestuur uit tenminste vijf personen: de voorzitter, de secretaris/vice-voorzitter, de penningmeester en twee of meer leden. Het bestuur laat zich indien nodig ondersteunen door een functioneel secretaris, die geen deel uitmaakt van het bestuur en die rapporteert aan de voorzitter.

art.2
De bestuursleden worden gekozen voor een tijdvak van 3 jaar. De afgetreden leden zijn terstond herkiesbaar. Het rooster van aftreden wordt jaarlijks in de eerste bestuursvergadering van het jaar vastgesteld.

art.3
Kandidaten voor vacante bestuursfuncties worden voorgedragen door het zittende bestuur. De kandidaatstelling moet 30 dagen van tevoren door het bestuur bekend gemaakt worden. Bij de bekendmaking wordt vermeld, dat de leden tegenkandidaten kunnen stellen. De voordracht voor tegenkandidaten moet uiterlijk 10 dagen voor de algemene ledenvergadering bij het bestuur zijn ingediend en ondertekend door tenminste vijf leden. De tegenkandidaten moeten zich schriftelijk met hun kandidaatstelling akkoord verklaren.
De benoeming geschiedt in een algemene ledenvergadering, waarvoor de convocatie minimaal 8 dagen van te voren verzonden moet zijn.

art.4
Het bestuur vergadert op een door de voorzitter aan te wijzen plaats en tijd zo dikwijls deze -of ten minste twee andere leden van het bestuur- dit nodig acht.
Behoudens spoedeisende gevallen convoceert de functioneel secretaris de betreffende bestuursvergadering minstens een week van tevoren schriftelijk met toevoeging van een agenda. Bestuursbesluiten kunnen alleen worden genomen indien op de betreffende vergadering minstens vier bestuursleden aanwezig zijn.

Voorzitter en Vice-voorzitter
art.5
De voorzitter behartigt de dagelijkse gang van zaken en treft voorlopige maatregelen, indien het bestuur niet tijdig bijeen kan komen. Hij leidt de bestuurs- en algemene ledenvergaderingen. De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

Functioneel secretaris
art.6
De functioneel secretaris verzorgt de schriftelijke voorbereiding van de bestuurs- en ledenvergaderingen en verzorgt voorts alle vertegenwoordigingen, schriftelijke documentatie en correspondentie, waartoe hij door het bestuur gemachtigd wordt. Meer in het bijzonder is hij verantwoordelijk voor het werven van nieuwe leden, het bijhouden van de ledenlijst, het bijhouden van de informatiemap en het vertegen­woordigen van de belangengemeenschap in ambtelijke commissies.
De functioneel secretaris verzorgt de archivering en geeft het bestuur op haar verzoek te allen tijde inzage van de onder hem ressorterende bescheiden.
De verslaglegging door de functioneel secretaris van vergaderingen dient bij de eerstvolgende vergadering te worden vastgelegd en door de voorzitter c.q. diens plaatsvervanger te worden ondertekend.
Indien geen functioneel secretaris is benoemd of bij diens langdurige afwezigheid gaan diens verantwoordelijkheden over naar de secretaris van het bestuur.

Penningmeester
art.7
De penningmeester houdt aantekening van alle inkomsten en uitgaven en bewaart de daarmee verband houdende stukken. Hij draagt zorg voor de inning van de contributies. Hij is bevoegd over de geldmiddelen van de vereniging te beschikken ter voldoening van financiele verplichtingen door de vereniging aangegaan krachtens begroting of bestuursbesluit. Voor de terechtheid van een factuur t.l.v. de vereniging wordt door de functioneel secretaris geparafeerd, alvorens door de penningmeester tot betaling wordt overgegaan.
Na afloop van elk verenigingsjaar maakt de penningmeester een financieel verslag op van het afgelopen jaar -de jaarrekening- ter goedkeuring van de algemene ledenverga­dering, na verificatie door de kascommissie. Gelijktijdig met het verslag over het afgelopen jaar legt de penning­meester de ledenvergadering de begroting voor het lopende jaar ter informatie voor.

Contributie
art.8
De hoogte van de contributie wordt door de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur vastgesteld.
Leden die na 1 augustus toetreden zijn over het lopende jaar slechts de helft van de contributie verschuldigd.

Huidhoudelijk reglement
art.9
Wijziging van dit reglement is slechts mogelijk door de Algemene ledenverga­dering met inachtneming van het bepaalde in artikel 19 van de statuten.
De volledige tekst van het voorstel van wijziging moet tezamen met de convo­catie minstens 8 dagen voor de vergadering aan de leden zijn toegezon­den.

Algemeen
art.10
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Bestuur.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 11 mei 1994.

PRIVACYVERKLARING ONDERNEMERS VERENIGING EKKERSRIJT

Inleiding

Ondernemersvereniging Ekkersrijt (verder: OVE) verwerkt veelvuldig informatie over haar leden, zijnde ondernemingen en natuurlijke personen. OVE houdt zich daarbij aan de wet. OVE respecteert de privacy van de personen over wie zij informatie ontvangt en behandelt de informatie strikt vertrouwelijk. In deze privacyverklaring legt de OVE uit welke persoonsgegevens zij verwerkt en voor welke doeleinden. Wij raden u aan om deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

OVE, gevestigd te (5691 BZ) Son en Breugel aan de Kloosterstraat 28, KvK-nummer 40238354 is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot ons bestuur.

Persoonsgegevens

OVE verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden.

Dienstverlening
Om onze diensten te kunnen verlenen hebben wij uw naam en contactgegevens nodig. De OVE heeft immers als doel gesteld dat zij verschillende ondernemers op het bedrijventerrein Ekkersrijt met elkaar in verbinding brengt. Het verwerken, bijhouden en vervolgens op een gesloten platform (uitsluitend bereikbaar voor leden) openbaar maken van deze gegevens is daarvoor noodzakelijk.

(Direct) Marketing
Voor het verwerven van nieuwe leden kan de OVE mogelijk informatie van bedrijven en/of haar bestaande leden moeten verzamelen. Deze informatie wordt zorgvuldig geordend en opgeslagen in een database die alleen voor het bestuur toegankelijk is. OVE doet dit op grond van haar gerechtvaardigde bedrijfsbelang, inhoudende zoveel mogelijk ondernemers binnen haar organisatie en gevestigd op Ekkersrijt met elkaar in contact te brengen.

Social media
OVE is op verschillende sociale media te vinden, waaronder LinkedIn en Facebook. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u functies op onze websites gebruikt. Indien een dergelijke functie door u wordt gebruikt kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via onze sociale media in kwestie. Mogelijk zullen de verschillende sociale media nog worden uitgebreid. In dat geval geldt voor die sociale media hetzelfde.

Gegevens van potentiële nieuwe leden
OVE verzamelt en verwerkt gegevens van nieuwe leden door middel van persoonlijke contacten, per post, per e-mail en/of telefoongesprekken. Wij verzamelen onder andere de naam, het geslacht, contactgegevens, adresgegevens en bedrijfsgegevens. Deze gegevens zijn relevant voor het inschatten of leden het nodige kunnen toevoegen aan OVE en bovendien of zij voldoen aan de voorwaarden om lid te worden van de OVE (zijnde dat zij gevestigd zijn op bedrijventerrein Ekkersrijt). De gegevens zullen uiterlijk 8 weken nadat is beslist dat iemand uiteindelijk geen lid wordt, verwijderd worden. Indien u daarvoor toestemming geeft kan OVE uw persoonsgegevens langer opslaan in haar administratie, zodat in de toekomst eventueel wederom contact met u kan worden opgenomen.

Leden
OVE verwerkt ook persoonsgegevens van leden, in het kader van het lidmaatschap en op basis van wettelijke grondslagen. Voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens van leden kunt u contact opnemen met het bestuur. Zoals reeds aangegeven is het verzamelen van die gegevens noodzakelijk om de doelstellingen van OVE na te streven, inhoudende dat zij haar leden met elkaar in contact brengt. De persoonsgegevens van haar leden is hiervoor aldus noodzakelijk.

Ontvanger

Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten OVE, behalve in een van de volgende omstandigheden.

Uitvoering van het lidmaatschap
Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derde organisaties is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is om onze verplichtingen jegens u na te komen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn indien ons ondersteunend IT-bedrijf problemen in onze database moet oplossen. Daarnaast geven we uw gegevens door aan de postbezorger/koerier om indien nodig documenten bij u te bezorgen.

Met uw toestemming
Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen als duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn. Uw toestemming dient dus expliciet gegeven te worden.

Voor externe verwerking
We verstrekken persoonsgegevens aan derden zodat ze gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacybeleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder deze derden verstaan wij in ieder geval, maar niet uitsluitend, onze IT-leverancier en websitebeheerder.

Om juridische redenen
We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.

Wettelijke verplichting
Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken.

OVE maakt afspraken met de ontvangers van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en zo nodig worden beveiligd.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze  diensten te kunnen leveren. Hierna zullen wij voor zover mogelijk uw persoonsgegevens verwijderen. Indien u bijvoorbeeld uw e-mailadres heeft verstrekt zodat wij u op de hoogte kunnen houden van onze dienstverlening zullen wij uw gegevens daarvoor nog wel bewaren.

In principe zullen de persoonsgegevens dus na afloop van het lidmaatschap worden verwijderd. Hiervoor hanteren wij een termijn van 12 weken.

Uw rechten

U heeft jegens ons een aantal wettelijke rechten, waaronder het recht van inzage, het doen van verbeteringen en aanvullingen, het wissen van gegevens, het beperken van verwerking, het recht van overdracht van de door u verstrekte financiële gegevens en het recht van bezwaar. Hieronder leggen wij deze rechten voor u uit.

Recht van inzage
Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een kopie van een geldig identiteitsdocument. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij u daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten – zoals hiervoor genoemd – u geldend kunt maken.

Verbetering of aanvulling
Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens heeft ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Wij motiveren onze reactie indien wij niet voldoen aan uw verzoek of passen de gegevens aan conform uw verzoek.

Gegevens wissen
U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in één of meer van de volgende gevallen:

– de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt;

– u trekt uw toestemming voor (verdere) verwerking in; en er is geen andere grondslag voor verwerking meer (zoals bijvoorbeeld de noodzaak om de persoonsgegevens aan te houden teneinde onze doelstelling te verwezenlijken);

– u maakt gemotiveerd bezwaar, en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren;

– de persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;

– wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;

– wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.

Ingeval u ons verzoekt om de persoonsgegevens te verwijderen omdat deze niet meer nodig zouden zijn voor onze doeleinden, zullen wij u gemotiveerd aangeven of wij dat verzoek kunnen honoreren. Een dergelijke aanvraag kan namelijk indruisen tegen de grondgedachte van OVE.

Beperking verwerking
Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons heeft gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan heeft gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).

Overdracht digitale data
Als u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat, en wij uw gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt, heeft u het recht ons om een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen uw gegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener door te sturen. De toestemming daarvoor achten wij dan uiteraard wel expliciet verkregen en aanwezig.

Bezwaar
U mag te allen tijde bewaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden. Dit zullen wij u dan gemotiveerd aangeven, waarna overleg mogelijk is.

Verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, dan mag u daar te allen tijde bezwaar tegen maken en zullen wij de verwerking direct – uitsluitend op uw verzoek zonder daarvoor een belangenafweging te maken – staken.

Uitoefenen rechten
Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u contact opnemen met ons via e-mailadres: secretariaat@ekkersrijt.nl of via ons postadres. OVE zal op uw verzoek binnen 8 weken beslissen, tenzij wij u binnen die termijn laten weten een uitstel van maximaal 4 weken nodig te hebben.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming? Dan heeft u het recht om uw toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet, maar zorgt er wel voor dat wij de persoonsgegevens niet langer meer zullen verwerken.

Klachten

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan willen wij u verzoeken met ons bestuur contact op te nemen, teneinde die klacht intern te bespreken alvorens u contact opneemt met de Autoriteit Persoonsgegevens. Het staat u echter op elk moment vrij om een klachtenprocedure te starten bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is te allen tijde bevoegd om kennis te nemen van uw klacht.

Vragen

Heeft u nog vragen? Stuur dan een e-mail met uw vraag naar: secretariaat@ekkersrijt.nl.

Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren en aan te passen. De nieuwste versie wordt telkens op deze pagina gepubliceerd, zodat u te allen tijde op de hoogte bent van de nieuwste bepalingen.